Quali sono i migliori fornitori con cui lavoriamo? Quali sono i punti deboli della nostra supply chain? Dove conviene investire per migliorare le performance della catena di fornitura? A queste domande rispondono i sistemi di valutazione delle performance dei fornitori: i sistemi di Vendor Rating. Si tratta di strumenti che, partendo dai dati disponibili sull’ERP aziendale, analizzano le performance dei fornitori con l’obiettivo di misurare il livello di servizio ricevuto da parte della propria supply chain e consentire di attivare eventuali contromisure.

Per quanto non si tratti di sistemi particolarmente complessi, implementarli e gestirli correttamente è un fattore chiave per poterne sfruttare tutto il potenziale.

Vediamo quindi quali sono i 4 principali errori da non commettere nel loro utilizzo.

Primo errore: pensare che il Vendor Rating riguarda solo la qualità

La gestione dei sistemi di Vendor Rating è, spesso, in azienda in carico agli enti della Qualità. Uno degli errori tipici in cui si può incorrere è quello di pensare che tali sistemi si debbano limitare a misurare le performance relative alla sola qualità di ciò che si riceve dai fornitori.

Il Vendor Rating, infatti, deve valutare al proprio interno tutte le performance che l’azienda ritiene critiche per il servizio reso dai propri fornitori: qualità certamente, ma anche puntualità, competitività, solidità finanziaria, etc.

Ciò che è fondamentale capire è che le aree di valutazione in esso incluse rappresenteranno, per i fornitori, gli ambiti sui quali baseranno la percezione del proprio livello di servizio offerto al cliente. Non ci sarà spazio per altro, in quanto è lo stesso fatto di averle incluse in tale sistema (a cui saranno agganciati premi e penalità per il raggiungimento o meno dei target) a renderle automaticamente prioritarie.

Questo aspetto è cruciale, perché suggerisce che le performance valutate dai sistemi di Vendor Rating dovrebbero corrispondere alle reali priorità dell’azienda circa il tipo di servizio atteso dalle proprie supply chain. Dal momento che ogni azienda ha priorità diverse, l’approccio migliore per definire il corretto mix di indicatori da misurare prevede il coinvolgimento di tutti gli stakeholder aziendali potenzialmente impattati, così da sviluppare un sistema di valutazione che rappresenti le esigenze aziendali a 360 gradi.

Secondo errore: ritenere il Vendor Rating un sistema di valutazione troppo complicato

Una conseguenza che si potrebbe subire a causa del coinvolgimento di tanti attori nella costruzione del sistema di valutazione è l’introduzione di svariati ambiti di misura, al fine di non tralasciare nessun aspetto del servizio reso dalla propria supply chain. A livello operativo questo si traduce in decine di indicatori.

Anche questo è un errore da evitare, in quanto:

• rende molto più complesso del necessario il sistema di valutazione, aumentando il rischio di incomprensione con la supply chain;
• complica la sua implementazione, vista la mole di dati (e di interfacce con i sistemi informativi aziendali) necessaria per calcolare tutti gli indicatori presenti;
• rende difficile dare delle priorità chiare al fornitore, in quanto i parametri valutati sono molteplici.

Un buon metodo per capire se si è esagerato con la complessità?

Una volta trasformato il peso assegnato a ciascun indicatore in % (la somma dovrà fare 100%), può valere la pena considerare di eliminare tutti gli indicatori con peso inferiore al 10%: sposteranno poco nella valutazione complessiva e, allo stesso tempo, il fornitore darà loro poca importanza, proprio per lo scarso peso.

Terzo errore: non prevedere alcuna conseguenza concreta

Il terzo errore da evitare è quello di limitare l’uso del Vendor Rating alla semplice misurazione.

Infatti, la valutazione fine a sé stessa difficilmente innescherà un circolo virtuoso che porti il fornitore a lavorare per migliorare le proprie performance ed allinearle ai target richiesti.

Per creare i presupposti per il miglioramento continuo, serve che alla misurazione faccia seguito un sistema di follow-up che motivi il fornitore ad adeguare le proprie performance. Un elemento fondamentale in questo senso è prevedere conseguenze tangibili per il raggiungimento di determinati livelli o il mancato rispetto delle soglie minime previste.

Alcuni esempi (in negativo) sono:

• l’erogazione di un audit per verificare le cause delle scarse performance;
• il divieto di assegnazione di nuovo business (new business on hold);
• lo spostamento di parte del fatturato d’acquisto ad altro fornitore.

È possibile premiare i fornitori che si sono distinti per ottime performance attraverso:

• premi consegnati in occasione di eventi con i fornitori stessi;
• riconoscimento del livello di eccellenza (ad esempio in bacheche appositamente allestite in azienda).

Quarto errore: tenere i risultati per sé

L’ultimo errore cui fare attenzione è relativo alla condivisione dei risultati delle misurazioni con i fornitori.

Per innescare il circolo virtuoso del miglioramento continuo è fondamentale comunicare quanto più tempestivamente possibile i risultati delle performance alla propria supply chain.

Una comunicazione frequente, infatti, consente al fornitore di prendere consapevolezza di eventuali cattive prestazioni e, quindi, di sapere dove lavorare e a cosa dare priorità.

In questo senso la frequenza di condivisione è importante: quanto meno tempo passa tra la cattiva performance e la sua comunicazione al fornitore, tanto prima quest’ultimo può intervenire sulle cause che l’hanno generata, risolvendo il problema. Oggi, grazie alla digitalizzazione sempre più evoluta e presente in azienda, è possibile dare visibilità alla supply chain delle proprie performance in tempo reale, attraverso portali che si collegano autonomamente a ERP e altri sistemi aziendali, ne elaborano i dati e li mettono a disposizione dei fornitori sotto forma di pagina web.

I sistemi di Vendor Rating possono davvero fare la differenza nel migliorare le performance della supply chain e intercettare quanto prima le priorità di intervento.

È, tuttavia, importante tenere sempre a mente che allo strumento va affiancato un processo solido, per non correre il rischio di vanificare l’investimento di tempo e denaro che l’implementazione di tali sistemi richiede.

Makeitalia: un supporto nella corretta gestione e implementazione del Vendor Rating

In Makeitalia supportiamo le aziende anche nell’implementazione e nella gestione ottimale di questo strumento di valutazione delle performance dei fornitori, al fine di adottare strategie vincenti di Supply Chain Management.

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Saremo lieti di ascoltare le tue esigenze e di scambiare due chiacchiere con te, al fine di valutare assieme un processo ottimale per la tua azienda.