Modello Organizzativo 231

Struttura aziendale e gestione dei processi sensibili

MODELLO ORGANIZZATIVO 231

Durante il 2021 abbiamo implementato il Modello di Organizzazione e Gestione ex d.lgs. 231.
Il Modello, ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001, si riferisce a un insieme di protocolli utili a

regolare e definire la struttura aziendale e la gestione dei suoi processi sensibili.
Il Modello Organizzativo 231 di prevenzione dei rischi è, per noi, uno strumento fondamentale

a livello gestionale e organizzativo.

CODICE ETICO

Il Codice Etico di Makeitalia S.r.l.:

enuncia l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Società rispetto a tutti i soggetti con i quali entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale
(clienti, fornitori, dipendenti e/o collaboratori, soci, istituzioni);

è pertanto una direttiva le cui regole di condotta devono essere tenute presenti nella quotidianità del lavoro e che presuppone, in primis, il rispetto delle leggi e dei regolamenti, anche interni alla Società, vigenti;
si propone di fissare “standards” etici di riferimento e norme comportamentali a cui orientare
i processi decisionali aziendali e la condotta della Società;

richiede al management e a tutti i soggetti cui si rivolge comportamenti coerenti, cioè azioni che non risultino, anche solo nello spirito, dissonanti rispetto ai principi etici aziendali;
contribuisce ad attuare la politica di responsabilità sociale della Società, poiché è consapevole che la considerazione delle istanze sociali e ambientali contribuisce a minimizzare l’esposizione a rischi di compliance e reputazionali, rafforzando il senso di appartenenza nei suoi interlocutori.

SISTEMA SANZIONATORIO

L’art. 6 comma 2 lett. e) e l’art. 7 comma 4 lett. b) d.lgs. n. 231 del 2001 stabiliscono la necessaria predisposizione di un «sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello».

Il sistema sanzionatorio, quale parte integrante del MOG, è adottato con delibera del
Consiglio di Amministrazione di Makeitalia s.r.l. in data 09/11/2021.

La funzione delle sanzioni previste, commisurate alla violazione e dotate di deterrenza, è quella di rendere cogente l’azione dell’Organismo di Vigilanza e di costituire un requisito essenziale del MOG ai fini dell’esimente rispetto all’eventuale responsabilità della Società. Per lo svolgimento di questa attività
l’OdV si servirà delle funzioni aziendali preposte.

Il sistema sanzionatorio è modulato in ragione della categoria di inquadramento dei Destinatari, nonché dell’eventuale natura autonoma o parasubordinata del rapporto che intercorre tra i Destinatari stessi e la Società.

MODALITÀ DI SEGNALAZIONE

Makeitalia S.r.l. è da sempre attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business.

Per questo motivo, Makeitalia S.r.l. si è dotata di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del d.lgs. n. 231/2001 (“Modello 231”), comprensivo di un Codice Etico e di una procedura in materia di Whistleblowing.

Makeitalia S.r.l. ha inoltre affidato ad un Organismo di Vigilanza (“OdV”) – Organo dotato di autonomia e indipendenza – il compito di vigilare sull’osservanza delle prescrizioni del Modello 231, verificare la loro reale efficacia e valutare la necessità di eventuali aggiornamenti.

In questo contesto, con la legge n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, è stato introdotto lo strumento del c.d. “whistleblowing”.

Il Legislatore italiano con legge n. 2022/127 ha delegato il Governo per il recepimento della Direttiva (UE) del 2019/1937 in materia di protezione delle persone nel settore pubblico e privato che segnalano violazioni del diritto dell’Unione con possibilità di estensione ad altri atti/settori da parte degli Stati membri. Il 10 marzo 2023 il Consiglio dei Ministri ha approvato il d.lgs. n. 24 relativo all’adeguamento della Direttiva UE.

Si tratta di uno strumento, posto a tutela della integrità di Makeitalia S.r.l., attraverso il quale è possibile segnalare, anche in via riservata, all’Organismo di Vigilanza eventuali comportamenti – appresi in ragione delle funzioni svolte all’interno di Makeitalia S.r.l. – che possono integrare violazioni del Modello 231, ovvero condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, nonché violazioni della normativa comunitaria in una gamma molto ampia di settori espressamente indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937 (tra questi: appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, ambiente, alimenti, salute pubblica, privacy, sicurezza della rete, concorrenza).

A tal fine, Makeitalia S.r.l. ha strutturato una procedura di whistleblowing ( ) in grado di garantire due canali confidenziali di segnalazione all’OdV su potenziali non conformità vuoi rispetto al Modello 231, ai principi etici, ovvero alle leggi e regolamenti applicabili, vuoi rispetto agli altri settori indicati dalla legge.

La fruibilità di questa procedura è limitata ai casi in cui il segnalante – che ha appreso la notizia nell’ambito delle sue funzioni – sia in buona fede e la segnalazione sia fondata su elementi di fatto precisi e concordanti.

Makeitalia S.r.l. incoraggia a segnalare in buona fede eventuali irregolarità, ma non ammette affermazioni false o vessatorie, meri sospetti o voci, lamentele di carattere personale o rivendicazioni.
In tal caso, verranno comminate azioni disciplinari nei confronti di chi abusa della procedura di whistleblowing.

Makeitalia S.r.l. ha adottato (i) una piattaforma informatica web; (ii) una segreteria telefonica dedicata alle segnalazioni. Entrambi i canali sono in grado di garantire il rispetto delle normative a tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato, di eventuali terzi / testimoni citati e dei fatti riportati nella segnalazione.

A seconda della materia di interesse per la quale si intende procedere con l’inoltro della segnalazione whistleblowing deve essere compilato lo specifico modulo, e segnatamente:

MODULO A (“Segnalazioni 231”) per le violazioni del Modello 231, Codice Etico ovvero condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;

MODULO B (“Altre segnalazioni”) per le altre violazioni della normativa comunitaria in una gamma molto ampia di settori espressamente indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937 (tra questi: appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, ambiente, alimenti, salute pubblica, privacy, sicurezza della rete, concorrenza).

Cosa è possibile segnalare

È possibile inviare segnalazioni quando si ravvisi il rischio che un soggetto:

  • stia per tenere una condotta che può integrare un reato o un illecito rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
  • stia per violare il Codice etico o il Modello 231;
  • stia per tenere un comportamento comunque irregolare che può arrecare un pregiudizio patrimoniale o d’immagine a Makeitalia S.r.l.

In ogni caso, si è comunque invitati, a tutela dell’integrità dell’ente, a confrontarsi quanto prima con tale persona, facendole presente il rischio ravvisato, ricordandole l’importanza dei presidi cui al d.lgs. n. 231/2001, la procedura o l’istruzione che rischia di essere violata e, se del caso, coinvolgendo nel confronto il responsabile del processo aziendale interessato.

Chi può segnalare

Chi è collegato in senso ampio all’organizzazione nella quale si è verificata la violazione, che potrebbe temere ritorsioni in considerazione della situazione di vulnerabilità economica in cui si trova, e segnatamente:

  • Dipendente
  • Lavoratore autonomo
  • Collaboratore esterno
  • Liberi professionisti e consulenti
  • Colui che svolge tirocinio (retribuito o meno)
  • Volontario (retribuito o meno)
  • Colui il cui rapporto di lavoro è terminato o non è ancora incominciato (ex dipendente o candidato)
  • Colui che lavora sotto la supervisione e direzione di appaltatori, sub-appaltatori e fornitori
  • Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, vigilanza o rappresentanza

Il soggetto che effettua la segnalazione è comunque responsabile del contenuto riportato nella stessa.

Info sulla riservatezza

È garantita la riservatezza del contenuto della segnalazione.

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso da quello indicato è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Per altre violazioni previste dalla legge si intendono tutte le segnalazioni che sono effettuate al di fuori del perimetro del d.lgs. 231/01 e segnatamente, a titolo esemplificativo, si riportano i seguenti settori:

  • appalti pubblici;
  • servizi finanziari;
  • sicurezza dei prodotti e dei trasporti;
  • ambiente;
  • alimenti;
  • salute pubblica;
  • privacy;
  • sicurezza della rete;
  • concorrenza.

Cosa è possibile segnalare

È possibile inviare segnalazioni quando si ravvisi il rischio che una persona di Makeitalia S.r.l. ovvero colui che abbia rapporti con la stessa:

  • stia per tenere una condotta che può integrare un reato o un illecito, nell’ambito delle materie indicate dalla legge;
  • stia per violare una disposizione organizzativa – da intendersi come procedura, regolamento, istruzioni operative e/o ogni altro documento in uso – nell’ambito delle materie indicate dalla legge;
  • stia per tenere un comportamento comunque irregolare che può arrecare un pregiudizio patrimoniale o d’immagine a Makeitalia S.r.l., nell’ambito delle materie indicate dalla legge.

In ogni caso, si è comunque invitati, a tutela dell’integrità dell’ente, a confrontarsi quanto prima con tale persona, facendole presente il rischio ravvisato e, se del caso, coinvolgendo nel confronto il responsabile del processo aziendale interessato.

Chi può segnalare

Chi è collegato in senso ampio all’organizzazione nella quale si è verificata la violazione, che potrebbe temere ritorsioni in considerazione della situazione di vulnerabilità economica in cui si trova:

  • Dipendente
  • Lavoratore autonomo
  • Collaboratore esterno
  • Liberi professionisti e consulenti
  • Colui che svolge tirocinio (retribuito o meno)
  • Volontario (retribuito o meno)
  • Colui il cui rapporto di lavoro è terminato o non è ancora incominciato (ex dipendente o candidato)
  • Colui che lavora sotto la supervisione e direzione di appaltatori, sub-appaltatori e fornitori
  • Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, vigilanza o rappresentanza

Il soggetto che effettua la segnalazione è comunque responsabile del contenuto riportato nella stessa.

Info sulla riservatezza

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso da quello indicato è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante