La gestione del rischio nell’ambito degli Acquisti e del Procurement è un processo che richiede un monitoraggio costante, al fine di non incorrere in “minacce” provenienti dalla catena di fornitura.

Perché parliamo di rischi e di gestione del rischio, come un’attività importante per l’Ufficio Acquisti?

Perché al giorno d’oggi, come sappiamo, siamo sempre più immersi in un contesto geopolitico che coinvolge e influenza ogni aspetto delle nostre vite.

Basti pensare agli ultimi anni: la pandemia da Covid e, più recentemente, i conflitti armati (Russia e Ucraina su tutti) hanno creato una crescente instabilità su diversi livelli della nostra società.

Osservando un contesto del genere da un punto di vista industriale si capisce, dunque, come diventi fondamentale affrontare il concetto di rischio e come la gestione e il conseguente monitoraggio dello stesso siano essenziali per riuscire a condurre correttamente la propria attività produttiva.

In questo articolo andremo ad approfondire assieme le tipologie di rischio a cui fare più attenzione e alcune linee guida con cui dimensionare correttamente il monitoraggio dei propri fornitori.

Il rischio nella Supply Chain

La Supply Chain, o catena di fornitura, non è esente dal tema rischi. Anzi, è probabilmente uno dei fronti più impattati. Come dicevamo prima, una delle attività alle quali l’Ufficio Acquisti deve prestare la massima attenzione. Basti pensare che, osservando il conto economico complessivo delle aziende manifatturiere italiane (ATECO C), quasi il 76% di quest’ultimo (Fonte: ISTAT, dati 2019) è costituito dalla voce relativa agli acquisti di beni e servizi.

Pensando ad alcuni dei rischi più “famosi” e che inevitabilmente impattano i propri fornitori, possiamo sicuramente citare:

• rischio Paese. Qualora un nostro fornitore si trovi in un Paese o area geografica caratterizzati da tensioni (ad esempio guerre) che potrebbero inficiare la sua continuità di fornitura;
• rischio finanziario. Qualora un nostro fornitore abbia una ridotta solidità finanziaria, fino a un potenziale rischio di fallimento.

Queste tipologie di rischio sono caratterizzate da un’alta magnitudo (impatto negativo, qualora il rischio si concretizzi), ma una frequenza (probabilità che si concretizzi il rischio) fortunatamente bassa.

Inoltre, esistono portali dedicati con cui poter monitorare i rischi: ad esempio, il portale SACE per quanto riguarda il “rischio Paese”.

Una tipologia di rischi della Supply Chain sulla quale vale la pena focalizzarsi, perché di frequenza sicuramente più elevata e perché impatta potenzialmente la totalità dei propri fornitori, è legata ai rischi operativi.

E’ su questi rischi che, quindi, l’Ufficio Acquisti e il Procurement devono prestare attenzione.

Il rischio operativo: cos’è e come intercettarlo

L’importanza dei rischi operativi diventa ancora più evidente se si ragiona in termini di TCO (Total Cost of Ownership). Quella che potrebbe essere una fornitura vantaggiosa nel breve termine, da un punto di vista economico, potrebbe, in realtà, diventare molto svantaggiosa nel medio-lungo termine, poichè subentrerebbero potenzialmente ritardi e non conformità che portano a galla costi ‘sommersi’.

Possiamo distinguere i rischi operativi in due macro-famiglie:

• rischi legati alla capacità produttiva. Qui il fornitore non è in grado di seguire il cliente nella propria domanda, portando a generare ritardi e backlog;
• rischi legati alle performance, che si possono andare ulteriormente a distinguere in
  • rischi legati alla logistica. Il fornitore consegna in ritardo;
  • rischi legati alla qualità. Il fornitore consegna materiale non conforme.

Per poter intercettare e gestire queste tipologie di rischi lungo la propria Supply Chain, il modo migliore è conoscere i propri fornitori, andando a organizzare delle visite.

La visita dei fornitori è inevitabilmente un’attività che richiede tempo, determinando costi di gestione per l’Ufficio Acquisti e Procurement. Per prima cosa è, quindi, importante andare a definire una priorità con cui individuare i fornitori da visitare.

Criteri di priorità per ottimizzare tempi e costi dell’Ufficio Acquisti

Un primo driver, valido sia per i rischi legati alla capacità produttiva che per quelli legati alle performance, è rappresentato dall’Analisi ABC di Pareto sul fatturato di acquisto dei fornitori. I fornitori su cui focalizzarsi maggiormente saranno quelli in Classe A, quindi quel 20% in termini numerici che rappresentano l’80% del fatturato di acquisto.

Qualora i dati disponibili in azienda lo permettano, ci si può, però, spingere anche su driver più mirati, a seconda che ci si voglia concentrare sui rischi di capacità o di performance.

Nel caso dei rischi di capacità, se sono disponibili dati relativi ai forecast sarà possibile andare a confrontare i volumi produttivi “garantiti” in passato (dall’analisi dei dati storici) da ciascun fornitore con i volumi di forecast richiesti nel futuro al fornitore stesso.

In questo modo si potranno identificare i fornitori per i quali si richiede, in futuro, un volume produttivo superiore a quello che hanno dimostrato di poter garantire in passato.

Nel caso invece dei rischi di performance, lo strumento migliore da implementare in azienda per poter intercettare i fornitori più critici è il Vendor Rating, che monitorerà le prestazioni dei fornitori lungo le direttrici Quality, Cost e Delivery.

In questo modo si è individuato il panel di fornitori più a rischio della propria catena di fornitura. Fornitori che, quindi, meritano di essere visitati.

Sempre in un’ottica di ottimizzazione dei tempi e, quindi, dei costi, vediamo come la visita può essere ottimizzata, mediante una preparazione preliminare.

Visite ai fornitori da parte dell’Ufficio Acquisti: la preparazione preliminare

Al fine di ottimizzare la visita al fornitore e riuscire a condensarla in massimo una giornata, diventa fondamentale arrivare pronti alla visita stessa mediante un’attività preliminare.

Un approccio che si suggerisce di seguire è il seguente:

• raccolta dati preliminare interna;
• survey di autovalutazione;
• visita al fornitore;
• report finale.

Il punto chiave è la preparazione di una survey pre-impostata che il fornitore dovrà andare a compilare in autonomia e che dovrà visionare prima della visita.

In questo modo la visita sarà focalizzata sulla verifica dal vivo dei punti più critici/dubbi emersi dall’autovalutazione fatta dal fornitore.

Ovviamente le domande da inserire nella survey dovranno essere customizzate, a seconda che si voglia andare a verificare aspetti del fornitore legati alla sua capacità produttiva o alle sue performance (logistica e qualità).

Makeitalia: un supporto all’Ufficio Acquisti e Procurement nella gestione del rischio

Nell’ambito degli acquisti, del procurement e della gestione del rischio, supportiamo le aziende anche nell’implementazione di strategie e strumenti volti a gestire il processo di valutazione del fornitore in maniera efficiente.

Se hai necessità di approfondimenti per eventuali esigenze aziendali, contattaci senza impegno attraverso la pagina dedicata del nostro sito web, presente al seguente link Contatti.

Saremo lieti di ascoltare le tue esigenze e di scambiare due chiacchiere con te, al fine di valutare assieme una collaborazione.