Oggi ci troviamo nell’area di competenza relativa alla gestione delle attività logistiche e il cliente del progetto di Supply Chain Management che raccontiamo in questo nuovo Case Study è attivo nel settore Beauty.

In particolare, il core business dell’azienda risiede nella distribuzione di profumi e cosmetici delle più importanti marche, lungo due canali principali: i punti vendita fisici e l’e-commerce.

Siamo nel 2019 e il nostro cliente aveva la necessità di comprendere come una previsione dell’aumento dei propri volumi di vendita si sarebbe andata a ripercuotere su tutto il compartimento logistico, in termini di processi, spazi e persone. Il cliente aveva, dunque, l’esigenza di avere visibilità e chiarezza su cosa significasse un aumento della domanda di mercato sul proprio compartimento logistico, al fine di implementare le più opportune e ottimali attività logistiche, con il necessario anticipo.

Il progetto ha avuto la durata di circa 2 mesi, vediamo assieme un approfondimento!

La sfida: dare visibilità al cliente sulle attività logistiche da implementare

Come Makeitalia, abbiamo deciso di raccogliere questa sfida andando a porci come principale obiettivo quello di mettere il nostro cliente nelle condizioni di avere consapevolezza di tutte le azioni da implementare, al fine di gestire in maniera ottimale una vera e propria “esplosione” delle attività logistiche. Esplosione dettata da un aumento importante dei volumi di vendita.

In altre parole, l’obiettivo era quello di dare visibilità al nostro cliente sulle ripercussioni che avrebbe provocato un aumento dei volumi di vendita, su tre macro-filoni principali:

• processi;
• spazi;
• persone.

La soluzione di Makeitalia: Assessment per simulare il fabbisogno del cliente

L’attività si è avviata con una fotografia dei processi attuali del nostro cliente, attraverso una prima fase di Assessment (fase di analisi, appunto, dello stato attuale). Questa fase ci ha permesso di individuare un punto 0 da cui partire.

Successivamente, siamo andati a simulare, attraverso una proiezione numerica, il fabbisogno di spazi, persone e processi generati dalla previsione di un’esplosione dei volumi di vendita.

Per simulare cosa significasse una crescita dei volumi in termini di spazi e persone abbiamo risposto a domande quali:

• è necessario ulteriore spazio o è sufficiente il plant in cui il cliente si trova?
• di quante persone il cliente avrà bisogno per gestire l’aumento dei volumi?
• si possono ottimizzare i processi logistici?

All’interno della fase di Assessment abbiamo, dunque, risposto a queste domande, dando una previsione al nostro cliente sulle attività da implementare. Questo è stato possibile grazie all’esperienza maturata sul campo nel corso degli anni. Esperienza che ci ha permesso, rispettando le peculiarità del nostro cliente, di formulare ipotesi, aderenti alla realtà, volte a proiettare l’azienda nel futuro.

I risultati ottenuti: un prospetto sul fabbisogno necessario

Come ci dicevamo, l’obiettivo era far comprendere al nostro cliente cosa significasse, lato logistico, un aumento dei volumi di vendita.

A tal proposito abbiamo fornito una proiezione basata su numeri e dati, e concentrata sui processi, sugli spazi e sulle persone, che andava a simulare, anno per anno, il fabbisogno necessario per “assorbire” la crescita dei volumi.

Una proiezione, dicevamo, basata su un set di scenari che prevedevano diverse configurazioni. Ad esempio: l’inserimento di un software per la gestione del magazzino, l’implementazione e la gestione di ubicazioni di tipo dinamico, l’acquisizione di nuovi plant, etc. Ciascuna di queste azioni potenziali aveva un riflesso sulle tematiche riportate sopra. Azioni che sono state scrupolosamente investigate e analizzate.

Il prospetto ha permesso al cliente di:

• concentrare tutte le energie sulle attività a valore aggiunto, in un determinato periodo di tempo;
• gestire in maniera corretta il Change Management.

Sei interessato a un progetto simile per la tua azienda?

Puoi contattarci attraverso la pagina dedicata ai Contatti, per scambiare una prima chiacchiera assieme.

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La gestione del rischio nell’ambito degli Acquisti e del Procurement è un processo che richiede un monitoraggio costante, al fine di non incorrere in “minacce” provenienti dalla catena di fornitura.

Perché parliamo di rischi e di gestione del rischio, come un’attività importante per l’Ufficio Acquisti?

Perché al giorno d’oggi, come sappiamo, siamo sempre più immersi in un contesto geopolitico che coinvolge e influenza ogni aspetto delle nostre vite.

Basti pensare agli ultimi anni: la pandemia da Covid e, più recentemente, i conflitti armati (Russia e Ucraina su tutti) hanno creato una crescente instabilità su diversi livelli della nostra società.

Osservando un contesto del genere da un punto di vista industriale si capisce, dunque, come diventi fondamentale affrontare il concetto di rischio e come la gestione e il conseguente monitoraggio dello stesso siano essenziali per riuscire a condurre correttamente la propria attività produttiva.

In questo articolo andremo ad approfondire assieme le tipologie di rischio a cui fare più attenzione e alcune linee guida con cui dimensionare correttamente il monitoraggio dei propri fornitori.

Il rischio nella Supply Chain

La Supply Chain, o catena di fornitura, non è esente dal tema rischi. Anzi, è probabilmente uno dei fronti più impattati. Come dicevamo prima, una delle attività alle quali l’Ufficio Acquisti deve prestare la massima attenzione. Basti pensare che, osservando il conto economico complessivo delle aziende manifatturiere italiane (ATECO C), quasi il 76% di quest’ultimo (Fonte: ISTAT, dati 2019) è costituito dalla voce relativa agli acquisti di beni e servizi.

Pensando ad alcuni dei rischi più “famosi” e che inevitabilmente impattano i propri fornitori, possiamo sicuramente citare:

• rischio Paese. Qualora un nostro fornitore si trovi in un Paese o area geografica caratterizzati da tensioni (ad esempio guerre) che potrebbero inficiare la sua continuità di fornitura;
• rischio finanziario. Qualora un nostro fornitore abbia una ridotta solidità finanziaria, fino a un potenziale rischio di fallimento.

Queste tipologie di rischio sono caratterizzate da un’alta magnitudo (impatto negativo, qualora il rischio si concretizzi), ma una frequenza (probabilità che si concretizzi il rischio) fortunatamente bassa.

Inoltre, esistono portali dedicati con cui poter monitorare i rischi: ad esempio, il portale SACE per quanto riguarda il “rischio Paese”.

Una tipologia di rischi della Supply Chain sulla quale vale la pena focalizzarsi, perché di frequenza sicuramente più elevata e perché impatta potenzialmente la totalità dei propri fornitori, è legata ai rischi operativi.

E’ su questi rischi che, quindi, l’Ufficio Acquisti e il Procurement devono prestare attenzione.

Il rischio operativo: cos’è e come intercettarlo

L’importanza dei rischi operativi diventa ancora più evidente se si ragiona in termini di TCO (Total Cost of Ownership). Quella che potrebbe essere una fornitura vantaggiosa nel breve termine, da un punto di vista economico, potrebbe, in realtà, diventare molto svantaggiosa nel medio-lungo termine, poichè subentrerebbero potenzialmente ritardi e non conformità che portano a galla costi ‘sommersi’.

Possiamo distinguere i rischi operativi in due macro-famiglie:

• rischi legati alla capacità produttiva. Qui il fornitore non è in grado di seguire il cliente nella propria domanda, portando a generare ritardi e backlog;
• rischi legati alle performance, che si possono andare ulteriormente a distinguere in
  • rischi legati alla logistica. Il fornitore consegna in ritardo;
  • rischi legati alla qualità. Il fornitore consegna materiale non conforme.

Per poter intercettare e gestire queste tipologie di rischi lungo la propria Supply Chain, il modo migliore è conoscere i propri fornitori, andando a organizzare delle visite.

La visita dei fornitori è inevitabilmente un’attività che richiede tempo, determinando costi di gestione per l’Ufficio Acquisti e Procurement. Per prima cosa è, quindi, importante andare a definire una priorità con cui individuare i fornitori da visitare.

Criteri di priorità per ottimizzare tempi e costi dell’Ufficio Acquisti

Un primo driver, valido sia per i rischi legati alla capacità produttiva che per quelli legati alle performance, è rappresentato dall’Analisi ABC di Pareto sul fatturato di acquisto dei fornitori. I fornitori su cui focalizzarsi maggiormente saranno quelli in Classe A, quindi quel 20% in termini numerici che rappresentano l’80% del fatturato di acquisto.

Qualora i dati disponibili in azienda lo permettano, ci si può, però, spingere anche su driver più mirati, a seconda che ci si voglia concentrare sui rischi di capacità o di performance.

Nel caso dei rischi di capacità, se sono disponibili dati relativi ai forecast sarà possibile andare a confrontare i volumi produttivi “garantiti” in passato (dall’analisi dei dati storici) da ciascun fornitore con i volumi di forecast richiesti nel futuro al fornitore stesso.

In questo modo si potranno identificare i fornitori per i quali si richiede, in futuro, un volume produttivo superiore a quello che hanno dimostrato di poter garantire in passato.

Nel caso invece dei rischi di performance, lo strumento migliore da implementare in azienda per poter intercettare i fornitori più critici è il Vendor Rating, che monitorerà le prestazioni dei fornitori lungo le direttrici Quality, Cost e Delivery.

In questo modo si è individuato il panel di fornitori più a rischio della propria catena di fornitura. Fornitori che, quindi, meritano di essere visitati.

Sempre in un’ottica di ottimizzazione dei tempi e, quindi, dei costi, vediamo come la visita può essere ottimizzata, mediante una preparazione preliminare.

Visite ai fornitori da parte dell’Ufficio Acquisti: la preparazione preliminare

Al fine di ottimizzare la visita al fornitore e riuscire a condensarla in massimo una giornata, diventa fondamentale arrivare pronti alla visita stessa mediante un’attività preliminare.

Un approccio che si suggerisce di seguire è il seguente:

• raccolta dati preliminare interna;
• survey di autovalutazione;
• visita al fornitore;
• report finale.

Il punto chiave è la preparazione di una survey pre-impostata che il fornitore dovrà andare a compilare in autonomia e che dovrà visionare prima della visita.

In questo modo la visita sarà focalizzata sulla verifica dal vivo dei punti più critici/dubbi emersi dall’autovalutazione fatta dal fornitore.

Ovviamente le domande da inserire nella survey dovranno essere customizzate, a seconda che si voglia andare a verificare aspetti del fornitore legati alla sua capacità produttiva o alle sue performance (logistica e qualità).

Makeitalia: un supporto all’Ufficio Acquisti e Procurement nella gestione del rischio

Nell’ambito degli acquisti, del procurement e della gestione del rischio, supportiamo le aziende anche nell’implementazione di strategie e strumenti volti a gestire il processo di valutazione del fornitore in maniera efficiente.

Se hai necessità di approfondimenti per eventuali esigenze aziendali, contattaci senza impegno attraverso la pagina dedicata del nostro sito web, presente al seguente link Contatti.

Saremo lieti di ascoltare le tue esigenze e di scambiare due chiacchiere con te, al fine di valutare assieme una collaborazione.

Il cliente del progetto di Supply Chain Capacity Check-up che raccontiamo oggi è attivo nel settore delle macchine automatiche (beverage, in particolare).

Siamo alla fine del 2021/inizio 2022. L’azienda, a causa dello shortage (carenza) di mercato di alcuni componenti elettronici, ha visto aumentare il proprio backlog (produzione in ritardo) e il proprio lead time di consegna ai clienti.

Nelle prospettive future di fine 2022 si cominciava, però, a ipotizzare un miglioramento nella disponibilità dei componenti elettronici. Il cliente, quindi, ha deciso di affidarsi a Makeitalia per un progetto che aveva l’obiettivo di analizzare preventivamente la capacità produttiva dei propri fornitori, per verificare che fossero pronti per il futuro aumento produttivo richiesto.

Il progetto ha avuto la durata di 5 mesi, vediamo assieme un approfondimento!

L’esigenza del cliente: aumentare i volumi produttivi

In un momento di mercato in cui era difficile reperire le componenti elettroniche, il cliente era focalizzato, nel breve termine, sull’approvvigionamento del materiale, al fine di non bloccare la produzione.

Parallelamente, però, cominciava a vedere all’orizzonte un possibile miglioramento della disponibilità di materiale elettronico, dunque una riduzione dello shortage.

Aveva quindi la necessità di prepararsi ad uno scenario in cui doveva essere in grado di aumentare i volumi produttivi e, conseguentemente, capire chi tra i propri fornitori sarebbe stato in grado di incrementare la capacità produttiva.

La sfida: fare un check-up della capacità produttiva della propria Supply Chain

Gli obiettivi del progetto erano:

• mappare la catena di fornitura, per confrontare la capacità produttiva attuale dei fornitori con quella richiesta dai futuri piani produttivi del cliente, che dovevano permettere il recupero del backlog e rispettare il piano ordini futuro;
• individuare un piano di azioni che i fornitori dovevano implementare per raggiungere i livelli di capacità produttiva richiesti dal cliente.

In altri termini: agire d’anticipo, analizzando preventivamente i propri fornitori, per capire i livelli di capacità produttiva che sarebbero stati in grado di sostenere (facendo un confronto con la pianificazione di produzione futura e implementando eventuali azioni di miglioramento).

La soluzione di Makeitalia: Supply Chain Capacity Check-up

In primo luogo, abbiamo identificato i plant produttivi e i prodotti maggiormente impattati dallo shortage dell’elettronica.

All’interno di questo perimetro, siamo andati a identificare i fornitori più importanti in termini di volumi e fatturato per ciascuna commodity.

Abbiamo, poi, effettuato un’analisi AS-IS (analisi dello stato attuale) sui fornitori in perimetro, al fine di identificare le capacità produttive medie e i picchi che i fornitori hanno dimostrato di saper gestire, sulla base di un’analisi dei dati consuntivi passati.

Per ciascun fornitore, abbiamo quindi confrontato i livelli medi e di picco AS-IS con i volumi produttivi richiesti nei mesi successivi.

Questo ci ha permesso di individuare i fornitori che in un determinato periodo produttivo futuro sarebbero rientrati in una di queste 3 situazioni:

• NORMAL – quando il volume produttivo richiesto rimaneva al di sotto della capacità media AS-IS del fornitore;
• WARNING – quando il volume produttivo richiesto al fornitore era compreso tra la sua capacità media e la sua capacità di picco AS-IS;
• ALERT – quando il volume produttivo richiesto al fornitore era superiore alla capacità di picco AS-IS.

Per i fornitori che, quindi, rientravano nelle categorie WARNING e ALERT abbiamo valutato le possibili strategie di risposta.

Per prima cosa si è verificata la presenza di fornitori di backup, in una logica di Dual Sourcing. Qualora non fosse presente un secondo fornitore, si è andati a svolgere una Capacity Survey (analisi della capacità produttiva) sul fornitore.

La Survey aveva lo scopo di individuare le azioni che i fornitori potevano ancora mettere in campo, per incrementare la propria capacità produttiva futura, e i tempi necessari per implementarle.

Tra le azioni possibili possiamo citare: aumentare i turni, fare straordinari, aumentare la saturazione dei macchinari e appoggiarsi a fornitori esterni per determinate lavorazioni.

La Survey veniva inizialmente fatta compilare in autonomia ai fornitori, prevedendo poi, dove necessario, delle visite di contro-verifica su quanto indicato nel report.

I risultati ottenuti: ottimizzazione del monitoraggio dei fornitori

I principali risultati e deliverable ottenuti con il cliente sono stati:

• l’analisi preventiva dei fornitori e della loro capacità di rispondere alla domanda futura, con la possibilità quindi di individuare delle azioni correttive;
• uno strumento semi-automatico che permette un aggiornamento autonomo, da parte del cliente, del confronto tra capacità produttiva AS-IS e richieste future sui fornitori, per individuare i fornitori che sarebbero diventati critici;
• un template standard per lo svolgimento della Capacity Survey sui fornitori.

Questi strumenti permetteranno, quindi, al cliente di poter mantenere monitorata la propria catena di fornitura anche in futuro.

Sei interessato a un progetto di Supply Chain Capacity Check-up o simile per la tua azienda?

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