Ufficio Acquisti e Procurement: conoscere i propri fornitori e gestirne i rischi

La gestione del rischio nell’ambito degli Acquisti e del Procurement è un processo che richiede un monitoraggio costante, al fine di non incorrere in minacce provenienti dalla catena di fornitura.

Perché parliamo di rischi e di gestione del rischio, come un’attività importante per l’Ufficio Acquisti?

Perché al giorno d’oggi, come sappiamo, siamo sempre più immersi in un contesto geopolitico che coinvolge e influenza ogni aspetto delle nostre vite.

Basti pensare agli ultimi anni: la pandemia da Covid e, più recentemente, i conflitti armati (Russia e Ucraina su tutti) hanno creato una crescente instabilità su diversi livelli della nostra società.

Osservando un contesto del genere da un punto di vista industriale si capisce, dunque, come diventi fondamentale affrontare il concetto di rischio e come la gestione e il conseguente monitoraggio dello stesso siano essenziali per riuscire a condurre correttamente la propria attività produttiva.

In questo articolo andremo ad approfondire assieme le tipologie di rischio a cui fare più attenzione e alcune linee guida con cui dimensionare correttamente il monitoraggio dei propri fornitori.

 

Il rischio nella Supply Chain

La Supply Chain, o catena di fornitura, non è esente dal tema rischi. Anzi, è probabilmente uno dei fronti più impattati. Come dicevamo prima, una delle attività alle quali l’Ufficio Acquisti deve prestare la massima attenzione. Basti pensare che, osservando il conto economico complessivo delle aziende manifatturiere italiane (ATECO C), quasi il 76% di quest’ultimo (Fonte: ISTAT, dati 2019) è costituito dalla voce relativa agli acquisti di beni e servizi.

Pensando ad alcuni dei rischi più “famosi” e che inevitabilmente impattano i propri fornitori, possiamo sicuramente citare:

  • rischio Paese. Qualora un nostro fornitore si trovi in un Paese o area geografica caratterizzati da tensioni (ad esempio guerre) che potrebbero inficiare la sua continuità di fornitura;
  • rischio finanziario. Qualora un nostro fornitore abbia una ridotta solidità finanziaria, fino a un potenziale rischio di fallimento.

 

Queste tipologie di rischio sono caratterizzate da un’alta magnitudo (impatto negativo, qualora il rischio si concretizzi), ma una frequenza (probabilità che si concretizzi il rischio) fortunatamente bassa.

Inoltre, esistono portali dedicati con cui poter monitorare i rischi: ad esempio, il portale SACE per quanto riguarda il “rischio Paese”.

Una tipologia di rischi della Supply Chain sulla quale vale la pena focalizzarsi, perché di frequenza sicuramente più elevata e perché impatta potenzialmente la totalità dei propri fornitori, è legata ai rischi operativi.

E’ su questi rischi che, quindi, l’Ufficio Acquisti e il Procurement devono prestare attenzione.

Come intercettare il rischio nella Supply Chain

 

Il rischio operativo: cos’è e come intercettarlo

L’importanza dei rischi operativi diventa ancora più evidente se si ragiona in termini di TCO (Total Cost of Ownership). Quella che potrebbe essere una fornitura vantaggiosa nel breve termine, da un punto di vista economico, potrebbe, in realtà, diventare molto svantaggiosa nel medio-lungo termine, poichè subentrerebbero potenzialmente ritardi e non conformità che portano a galla costi ‘sommersi’.

Possiamo distinguere i rischi operativi in due macro-famiglie:

  • rischi legati alla capacità produttiva. Qui il fornitore non è in grado di seguire il cliente nella propria domanda, portando a generare ritardi e backlog;
  • rischi legati alle performance, che si possono andare ulteriormente a distinguere in
    • rischi legati alla logistica. Il fornitore consegna in ritardo;
    • rischi legati alla qualità. Il fornitore consegna materiale non conforme.

 

Per poter intercettare e gestire queste tipologie di rischi lungo la propria Supply Chain, il modo migliore è conoscere i propri fornitori, andando a organizzare delle visite.

La visita dei fornitori è inevitabilmente un’attività che richiede tempo, determinando costi di gestione per l’Ufficio Acquisti e Procurement. Per prima cosa è, quindi, importante andare a definire una priorità con cui individuare i fornitori da visitare.

Ufficio Acquisti e Procurement: come scegliere i fornitori da valutare

 

Criteri di priorità per ottimizzare tempi e costi dell’Ufficio Acquisti

Un primo driver, valido sia per i rischi legati alla capacità produttiva che per quelli legati alle performance, è rappresentato dall’Analisi ABC di Pareto sul fatturato di acquisto dei fornitori. I fornitori su cui focalizzarsi maggiormente saranno quelli in Classe A, quindi quel 20% in termini numerici che rappresentano l’80% del fatturato di acquisto.

Qualora i dati disponibili in azienda lo permettano, ci si può, però, spingere anche su driver più mirati, a seconda che ci si voglia concentrare sui rischi di capacità o di performance.

Nel caso dei rischi di capacità, se sono disponibili dati relativi ai forecast sarà possibile andare a confrontare i volumi produttivi “garantiti” in passato (dall’analisi dei dati storici) da ciascun fornitore con i volumi di forecast richiesti nel futuro al fornitore stesso.

In questo modo si potranno identificare i fornitori per i quali si richiede, in futuro, un volume produttivo superiore a quello che hanno dimostrato di poter garantire in passato.

Nel caso invece dei rischi di performance, lo strumento migliore da implementare in azienda per poter intercettare i fornitori più critici è il Vendor Rating, che monitorerà le prestazioni dei fornitori lungo le direttrici Quality, Cost e Delivery.

In questo modo si è individuato il panel di fornitori più a rischio della propria catena di fornitura. Fornitori che, quindi, meritano di essere visitati.

Sempre in un’ottica di ottimizzazione dei tempi e, quindi, dei costi, vediamo come la visita può essere ottimizzata, mediante una preparazione preliminare.

 

Visite ai fornitori da parte dell’Ufficio Acquisti: la preparazione preliminare

Al fine di ottimizzare la visita al fornitore e riuscire a condensarla in massimo una giornata, diventa fondamentale arrivare pronti alla visita stessa mediante un’attività preliminare.

Un approccio che si suggerisce di seguire è il seguente:

  • raccolta dati preliminare interna;
  • survey di autovalutazione;
  • visita al fornitore;
  • report finale.

 

Il punto chiave è la preparazione di una survey pre-impostata che il fornitore dovrà andare a compilare in autonomia e che dovrà visionare prima della visita.

In questo modo la visita sarà focalizzata sulla verifica dal vivo dei punti più critici/dubbi emersi dall’autovalutazione fatta dal fornitore.

Ovviamente le domande da inserire nella survey dovranno essere customizzate, a seconda che si voglia andare a verificare aspetti del fornitore legati alla sua capacità produttiva o alle sue performance (logistica e qualità).

 

Makeitalia: un supporto all’Ufficio Acquisti e Procurement nella gestione del rischio

Nell’ambito degli acquisti, del procurement e della gestione del rischio, supportiamo le aziende anche nell’implementazione di strategie e strumenti volti a gestire il processo di valutazione del fornitore in maniera efficiente.

Se hai necessità di approfondimenti per eventuali esigenze aziendali, contattaci senza impegno attraverso la pagina dedicata del nostro sito web, presente al seguente link Contatti.

Saremo lieti di ascoltare le tue esigenze e di scambiare due chiacchiere con te, al fine di valutare assieme una collaborazione.

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Supply Chain Challenge: ventesima tappa a Bologna

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Bologna!

Martedì 14 Maggio abbiamo giocato la ventesima partita della fase di qualificazioni della Supply Chain Challenge all’Università di Bologna, coinvolgendo oltre 70 studenti del corso “Strategia e gestione del sistema del valore M”, del Professore Paolo Barbieri.

Il Business Game offre agli studenti un’opportunità per testare, in un ambiente “protetto” ma che ben approssima uno scenario reale, il loro livello di apprendimento e la capacità di applicazione pratica dei contenuti del loro corso di Strategia e Gestione del Sistema del Valore. Uno degli insegnamenti fondamentali della Laurea Magistrale in Ingegneria Gestionale. Il Game è un momento che combina con efficacia l’aspetto ludico, tutt’altro che secondario per l’apprendimento, con l’abilità di problem solving nella gestione della fornitura”, ha commentato il Professore sul Supply Chain Game di Makeitalia.

Un ringraziamento speciale al Professore per la sua ospitalità e a tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

I vincitori dell’Università degli Studi di Bologna si sfideranno con i team vincitori di altre Università Italiane durante le Finals di Settembre 2024.

Stay tuned per scoprire le prossime tappe della Road Map!

Gli aggiornamenti sulla Supply Chain Challenge potranno essere seguiti sui canali ufficiali di Makeitalia:
www.makeitalia.com
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Supply Chain Challenge: con la diciannovesima tappa si torna a Bergamo

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Bergamo!

Lunedì 13 Maggio Makeitalia è tornata all’Università degli Studi di Bergamo per giocare la diciannovesima partita della fase di qualificazioni con gli studenti del corso “Supply Chain Management & Logistics Network Design”, del Professore Roberto Pinto.

Ringraziamo nuovamente il Professore e tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

I vincitori di questa seconda tappa a Bergamo si sfideranno con i team vincitori di altre Università Italiane durante le Finals di Settembre 2024.

Stay tuned per scoprire le prossime tappe della Road Map!

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Supply Chain Challenge: diciottesima tappa a Pisa

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Pisa!

Martedì 7 Maggio abbiamo giocato la diciottesima partita della fase di qualificazioni della Supply Chain Challenge all’Università di Pisa, con gli studenti del corso “Supply Chain Management E-Business”, della Professoressa Valeria Mininno.

Un ringraziamento speciale alla Professoressa e a tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

I vincitori dell’Università degli Studi di Pisa si sfideranno con i team vincitori di altre Università Italiane durante le Finals di Settembre 2024.

Stay tuned per scoprire le prossime tappe della Road Map!

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Supply Chain Capacity Check-up: monitorare la capacità produttiva dei fornitori

Il cliente del progetto di Supply Chain Capacity Check-up che raccontiamo oggi è attivo nel settore delle macchine automatiche (beverage, in particolare).

Siamo alla fine del 2021/inizio 2022. L’azienda, a causa dello shortage (carenza) di mercato di alcuni componenti elettronici, ha visto aumentare il proprio backlog (produzione in ritardo) e il proprio lead time di consegna ai clienti.

Nelle prospettive future di fine 2022 si cominciava, però, a ipotizzare un miglioramento nella disponibilità dei componenti elettronici. Il cliente, quindi, ha deciso di affidarsi a Makeitalia per un progetto che aveva l’obiettivo di analizzare preventivamente la capacità produttiva dei propri fornitori, per verificare che fossero pronti per il futuro aumento produttivo richiesto.

Il progetto ha avuto la durata di 5 mesi, vediamo assieme un approfondimento!

 

L’esigenza del cliente: aumentare i volumi produttivi

In un momento di mercato in cui era difficile reperire le componenti elettroniche, il cliente era focalizzato, nel breve termine, sull’approvvigionamento del materiale, al fine di non bloccare la produzione.

Parallelamente, però, cominciava a vedere all’orizzonte un possibile miglioramento della disponibilità di materiale elettronico, dunque una riduzione dello shortage.

Aveva quindi la necessità di prepararsi ad uno scenario in cui doveva essere in grado di aumentare i volumi produttivi e, conseguentemente, capire chi tra i propri fornitori sarebbe stato in grado di incrementare la capacità produttiva.

 

La sfida: fare un check-up della capacità produttiva della propria Supply Chain

Gli obiettivi del progetto erano:

  • mappare la catena di fornitura, per confrontare la capacità produttiva attuale dei fornitori con quella richiesta dai futuri piani produttivi del cliente, che dovevano permettere il recupero del backlog e rispettare il piano ordini futuro;
  • individuare un piano di azioni che i fornitori dovevano implementare per raggiungere i livelli di capacità produttiva richiesti dal cliente.

In altri termini: agire d’anticipo, analizzando preventivamente i propri fornitori, per capire i livelli di capacità produttiva che sarebbero stati in grado di sostenere (facendo un confronto con la pianificazione di produzione futura e implementando eventuali azioni di miglioramento).

 

Monitoraggio Supply Chain

 

La soluzione di Makeitalia: Supply Chain Capacity Check-up

In primo luogo, abbiamo identificato i plant produttivi e i prodotti maggiormente impattati dallo shortage dell’elettronica.

All’interno di questo perimetro, siamo andati a identificare i fornitori più importanti in termini di volumi e fatturato per ciascuna commodity.

Abbiamo, poi, effettuato un’analisi AS-IS (analisi dello stato attuale) sui fornitori in perimetro, al fine di identificare le capacità produttive medie e i picchi che i fornitori hanno dimostrato di saper gestire, sulla base di un’analisi dei dati consuntivi passati.

Per ciascun fornitore, abbiamo quindi confrontato i livelli medi e di picco AS-IS con i volumi produttivi richiesti nei mesi successivi.

Questo ci ha permesso di individuare i fornitori che in un determinato periodo produttivo futuro sarebbero rientrati in una di queste 3 situazioni:

  • NORMAL – quando il volume produttivo richiesto rimaneva al di sotto della capacità media AS-IS del fornitore;
  • WARNING – quando il volume produttivo richiesto al fornitore era compreso tra la sua capacità media e la sua capacità di picco AS-IS;
  • ALERT – quando il volume produttivo richiesto al fornitore era superiore alla capacità di picco AS-IS.

Per i fornitori che, quindi, rientravano nelle categorie WARNING e ALERT abbiamo valutato le possibili strategie di risposta.

Per prima cosa si è verificata la presenza di fornitori di backup, in una logica di Dual Sourcing. Qualora non fosse presente un secondo fornitore, si è andati a svolgere una Capacity Survey (analisi della capacità produttiva) sul fornitore.

La Survey aveva lo scopo di individuare le azioni che i fornitori potevano ancora mettere in campo, per incrementare la propria capacità produttiva futura, e i tempi necessari per implementarle.

Tra le azioni possibili possiamo citare: aumentare i turni, fare straordinari, aumentare la saturazione dei macchinari e appoggiarsi a fornitori esterni per determinate lavorazioni.

La Survey veniva inizialmente fatta compilare in autonomia ai fornitori, prevedendo poi, dove necessario, delle visite di contro-verifica su quanto indicato nel report.

 

Capacity Survey: analisi capacità produttiva

 

I risultati ottenuti: ottimizzazione del monitoraggio dei fornitori

I principali risultati e deliverable ottenuti con il cliente sono stati:

  • l’analisi preventiva dei fornitori e della loro capacità di rispondere alla domanda futura, con la possibilità quindi di individuare delle azioni correttive;
  • uno strumento semi-automatico che permette un aggiornamento autonomo, da parte del cliente, del confronto tra capacità produttiva AS-IS e richieste future sui fornitori, per individuare i fornitori che sarebbero diventati critici;
  • un template standard per lo svolgimento della Capacity Survey sui fornitori.

Questi strumenti permetteranno, quindi, al cliente di poter mantenere monitorata la propria catena di fornitura anche in futuro.

 

Sei interessato a un progetto di Supply Chain Capacity Check-up o simile per la tua azienda?

Puoi contattarci attraverso la pagina dedicata ai Contatti, per scambiare una prima chiacchiera assieme.

Raccontaci ciò che vorresti realizzare per la tua azienda. Saremo lieti di ascoltare le tue esigenze e valutare assieme la migliore soluzione.

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Supply Chain Challenge: con la diciassettesima tappa si torna a Palermo

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Palermo!

Mercoledì 24 Aprile Makeitalia è tornata all’Università degli Studi di Palermo per giocare la diciassettesima partita della fase di qualificazioni con circa 90 studenti del corso “Supply Chain Management”, del Professore Giuseppe Aiello.

Un ringraziamento speciale al Professore e a tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

I vincitori di questa seconda tappa a Palermo si sfideranno con i team vincitori di altre Università Italiane durante le Finals di Settembre 2024.

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Supply Chain Challenge: sedicesima tappa a Siena

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Siena!

Mercoledì 24 Aprile abbiamo giocato all’Università degli Studi di Siena la sedicesima partita della fase di qualificazioni della Supply Chain Challenge, con gli studenti del corso “Manufacturing Strategies and Operations”, della Professoressa Elena Pessot.

Un ringraziamento speciale alla Professoressa e a tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

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Supply Chain Challenge, Qualificazioni: quindicesima tappa a Trento

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Trento!

Venerdì 12 Aprile abbiamo giocato all’Università degli Studi di Trento la quindicesima partita della fase di qualificazioni della Supply Chain Challenge, con gli studenti del corso “Supply Chain Management Game”, del Professore Giuseppe Maneschi.

Un ringraziamento speciale al Professore per l’ospitalità e a tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

I vincitori dell’Università degli Studi di Trento si sfideranno con i team vincitori di altre Università Italiane durante le Finals di Settembre 2024.

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Supply Chain Challenge: quattordicesima tappa a Torino

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Torino!

Mercoledì 10 Aprile abbiamo giocato al Politecnico di Torino la quattordicesima partita della fase di qualificazioni della Supply Chain Challenge, con circa 50 studenti del corso “Supply Chain Management”, dei Professori Carlo Rafele e Benedetta Delleani.

Un ringraziamento speciale ai Professori e a tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

I vincitori del Politecnico di Torino si sfideranno con i team vincitori di altre Università Italiane durante le Finals di Settembre 2024.

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Supply Chain Challenge, Qualificazioni: tredicesima tappa a Brescia

Supply Chain Challenge di Makeitalia – terza edizione: from Modena to Brescia!

Venerdì 15 Marzo abbiamo giocato all’Università degli Studi di Brescia la tredicesima partita della fase di qualificazioni della Supply Chain Challenge, con 60 studenti del “Laboratorio di gestione dei sistemi di produzione”, della Professoressa Paola Cocca.

Un’importante occasione di formazione esperienziale molto apprezzata dai nostri studenti“, ha commentato la Professoressa Cocca sull’iniziativa.

Un ringraziamento speciale alla Professoressa a tutti gli studenti che si sono sfidati al Supply Chain Game!

I vincitori dell’Università di Brescia si sfiderà con i team vincitori di altre Università Italiane durante le Finals di Settembre 2024.

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